Réglementation sur les lanceurs d’alerte

Préliminaire   

Conformément à la Loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé (ci-après appelée « la Loi relative aux lanceurs d’alerte »), les employeurs avec au moins 50 collaborateurs doivent établir et introduire une réglementation sur les lanceurs d’alerte.

La Loi relative aux lanceurs d’alerte s’applique à toute personne qui, dans le cadre d’un contexte professionnel, a obtenu des informations concernant une violation des dispositions légales ou réglementaires ou des dispositions européennes directement applicables.  Il s’agit par exemple de travailleurs, intérimaires, stagiaires, anciens travailleurs, candidats, etc.       

Généralités

Notre entreprise reconnaît l’intérêt de la réglementation sur les lanceurs d’alerte pour une bonne gouvernance d’entreprise et un entrepreneuriat responsable.    

Notre réglementation sur les lanceurs d’alerte décrit la façon dont
le signalement d’une présomption de violation est traité au sein de notre organisation.    

Pour quelles violations ?

La notion de violation peut être définie comme des actes ou des négligences qui sont contraires à la législation concernant

• les marchés publics
• les services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme,
• la sécurité et conformité des produits, la fraude alimentaire,
• la sécurité des transports,
• la protection de l’environnement,
• la radioprotection et sûreté nucléaire,
• la sécurité des aliments destinés à l’alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux,
• la santé publique,
• la protection des consommateurs,
• la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d’information,
• la lutte contre la fraude fiscale,
• la lutte contre la fraude sociale, et
• les règles relatives au fonctionnement du marché intérieur européen (concurrence et aides d’État).
• la corruption et les pots-de-vin
• la protection des données (fuite de données sensibles de l’entreprise)
• le travail des enfants, l’esclavage, le travail forcé et/ou la traite des êtres humains
• la discrimination fondée sur la race, le grade, le sexe, l’orientation sexuelle, la couleur de peau, l’ascendance, la descendance, la nationalité, l’opinion politique, la croyance religieuse…

Conformément à la présente réglementation sur les lanceurs d’alerte, des informations, y compris des soupçons raisonnables, concernant des violations effectives ou potentielles, qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire et concernant des tentatives de dissimulation de telles violations, peuvent être signalées. Le point de départ est toujours que la présomption de violation soit basée sur des motifs raisonnables.   

Signalement d’une violation

Un signalement d’une (prétendue) violation se fait en premier lieu de préférence au supérieur/responsable direct.

Si l’auteur de signalement estime que pour une raison ou une autre, il ne peut pas s’adresser à ces personnes, il peut procéder à un signalement interne, via le canal de signalement interne dont la procédure est décrite plus en détail ci-après.

Il est fortement recommandé de signaler une violation via la procédure interne. Un signalement interne reste la manière la plus efficace pour permettre à la société d’examiner le cas en détail et de prendre les mesures adéquates pour aborder une violation.

Il est toutefois aussi possible de signaler une violation, soit après l’avoir d’abord signalée en interne, soit directement, à une autorité compétente locale dans le domaine de responsabilité spécifique, comme au SPF Finances, au SPF ETCS, à l’ONSS, à la FSMA, à la BNB, à l’AFSCA, à l’AFCN, à l’autorité de protection des données, au Médiateur fédéral, etc. (signalement externe).

Un signalement public ou une divulgation d’information concernant des violations est possible si les conditions strictes suivantes sont remplies :

1. L’auteur de signalement a fait un signalement interne ou externe, mais aucune mesure adéquate n’a été prise, et
2. L’auteur de signalement a des motifs fondés pour supposer que :

• la violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public ; ou
• en cas de signalement externe, il existe un risque de représailles ou il y a peu de chances qu’il soit véritablement remédié à la violation, en raison des circonstances particulières de l’affaire, comme lorsque des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou lorsqu’une autorité peut être en collusion avec l’auteur de la violation ou impliquée dans la violation.

Signalement interne   

Comment faire un signalement interne ?

En premier lieu, le signalement doit être fait auprès de la personne de contact au sein de notre entreprise, soit Sonja Gelderblom, +31320229602, PZ@detraay.com.

Si la présomption d’une violation concerne la personne de contact, le signalement peut être fait à la direction.   

Un signalement doit être suffisamment détaillé et documenté et doit au moins contenir les données suivantes, si disponibles:

• Le nom et les coordonnées de l’auteur de signalement ;
• Une description détaillée des événements ;
• La date et le lieu des événements ;
• Le nom des personnes concernées ou d’autres informations permettant leur identification ;
• Le nom des personnes pouvant confirmer les faits signalés, le cas échéant ;
• Tous autres éléments ou informations pouvant contribuer à la vérification des faits.

La personne de contact répond de la réception d’un signalement, et agira également en tant que gestionnaire de signalements (voir également plus loin).

Un signalement oral est possible par téléphone ou par messagerie.

Il est préférable que le signalement soit fait lors d’un entretien personnel, mais il peut bien sûr aussi être fait par écrit.

L’auteur de signalement peut également demander d’effectuer un signalement par le biais d’une rencontre en personne, dans un délai raisonnable.

Sur la base d’un signalement écrit, la personne de contact proposera toujours qu’il soit aussi procédé à un entretien personnel.

Suite de la procédure

L’auteur de signalement reçoit une confirmation de la réception du signalement dans un délai de sept jours à compter de cette réception.

Le gestionnaire de signalements examinera le signalement rapidement et avec soin, en respectant les principes de confidentialité, d’impartialité et d’honnêteté par rapport à toutes les personnes concernées. Le gestionnaire de signalements peut prendre contact avec l’auteur de signalement pour obtenir de plus amples informations et/ou des preuves concernant la violation. Si cela est nécessaire pour l’enquête, une équipe d’enquête peut être composée comprenant par exemple des prestataires de services, des conseillers, des experts externes, etc.

Le gestionnaire de signalements entretiendra la communication avec l’auteur de signalement et lui demandera au besoin d’autres informations et lui fournira un retour d’informations.

Dans un délai n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement, un retour d’informations sera fourni à l’auteur de signalement sur l’examen du signalement en cours ou achevé.

À l’issue de l’enquête, le gestionnaire de signalements établit un rapport des mesures d’enquête effectuées et de leurs résultats.

Ce rapport peut uniquement être partagé avec le management, en dehors de l’équipe d’enquête (voir plus haut) sur une base « need-to-know », pour prendre une décision définitive sur la question de savoir si la violation est prouvée ou non et pour déterminer les mesures adéquates nécessaires pour mettre fin à la violation et pour garantir les intérêts de la société.

Le gestionnaire de signalements établit un rapport final avec une description des faits et la décision finale  :

• Si la violation est démontrée, les mesures prises pour y mettre fin sont mentionnées ;
• S’il résulte de l’examen que la violation est insuffisamment ou pas prouvée, aucune nouvelle démarche ne sera entreprise.

L’auteur de signalement est informé par le gestionnaire de signalements des résultats de l’enquête et de la décision prise.

Garanties pour l’auteur de Signalement

Les Auteurs de signalement sont protégés s’il ont des motifs fondés pour supposer que l’information signalée sur des violations était correcte au moment du signalement et que cette information entre dans le champ d’application de la présente réglementation sur les lanceurs d’alerte. L’auteur de signalement ne perd pas le bénéfice de la protection au seul motif que le signalement effectué de bonne foi s’est avéré inexact ou infondé.

La personne de contact/le gestionnaire de signalements assure la confidentialité de l’identité de l’auteur de signalement.

La personne de contact/le gestionnaire des signalements peut uniquement divulguer l’identité de l’auteur de signalement :

• si l’auteur de signalement donne son consentement exprès et libre (par écrit) ; ou
• si l’auteur de signalement rompt lui-même délibérément la confidentialité.

La confidentialité de l’identité ne s’appliquera pas si une législation impérative oblige de procéder à la divulgation dans le cadre d’une enquête menée par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires. L’autorité compétente informera les auteurs de signalements au préalable des motifs de la divulgation, à moins que cela ne compromette les enquêtes ou les procédures judiciaires.

Toute forme de représailles, en ce compris les menaces de représailles et tentatives de représailles, est interdite.

Les auteurs de signalements qui agissent conformément à cette réglementation peuvent faire leur signalement sans compromettre leur position contractuelle ou sans devoir craindre d’autres conséquences négatives. Cela implique que sa position ne sera aucunement préjudiciée en conséquence de cette question ou de ce signalement, à condition qu’il agisse de bonne foi.

La société suppose que les auteurs de signalements font leur signalement d’une (prétendue) violation de bonne foi. Si, après une enquête plus approfondie, le gestionnaire de signalements ne trouve pas de confirmation pour certains signalements ou s’il s’avère que ceux-ci ne sont pas fondés, aucune mesure ne sera prise à l’encontre des auteurs de signalement qui ont communiqué leur préoccupation de bonne foi. La société ne peut toutefois pas admettre que des auteurs de signalement déposent délibérément des signalements dont ils savent ou sont censés savoir qu’ils sont incorrects. De faux signalements intentionnels seront sanctionnés de manière appropriée. L’auteur de signalement qui est de mauvaise foi peut être tenu responsable du préjudice subi en conséquence d’un faux signalement.   Les auteurs de signalement qui ont délibérément signalé ou divulgué de fausses informations, peuvent être poursuivis au pénal pour atteinte à l’honneur ou à la réputation de personnes.

Traitement de données à caractère personnel et vos droits

Meli nv – sa est le responsable du traitement des données à caractère personnel traitée dans le cadre d’un signalement interne. Cela implique que tant l’auteur de signalement que la personne concernée peuvent s’adresser à la société pour exercer leur droit d’information, d’accès, de rectification et de suppression de données, en tenant compte des limitations suivantes :

• La personne concernée (qui fait l’objet de la violation signalée) n’a pas droit à l’accès à l’identité de l’auteur de signalement ou à celle de tiers (ou à des éléments qui pourraient permettre leur identification), sauf moyennant leur accord ou en cas d’un faux signalement ou d’une allégation diffamatoire de la part de l’auteur de signalement ou d’un faux témoignage d’un tiers ;
• L’auteur de signalement n’a pas non plus accès aux données à caractère personnel de la personne accusée, ni à celles d’un tiers, à moins qu’il résulte de l’enquête que la personne accusée a soupçonné à tort l’auteur de signalement (par exemple soutenir que l’auteur de signalement était lui-même impliqué dans les pratiques abusives qu’il a signalées) ou lorsque des tiers agissent de mauvaise foi (p.ex. faux témoignage).
• Les données à caractère personnel des parties impliquées ne sont pas supprimées tant que l’enquête interne et/ou externe (de police/judiciaire/administrative) se poursuit.

Pendant la procédure de signalement, outre les faits, le nom, la fonction et les données de contact de l’auteur de signalement et de la personne accusée seront traitées. Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire dans le cadre de la Loi relative aux lanceurs d’alerte.

Les données à caractère personnel seront traitées en vue du traitement, de l’examen et du suivi du signalement.  Le traitement de ces données à caractère personnel à ces fins est basée sur notre intérêt légitime et sur notre obligation légale de traiter les données à caractère personnel susmentionnées. Vos données à caractère personnel sont uniquement communiquées aux personnes qui en ont besoin pour atteindre les objectifs.

Le transfert d’un signalement à un sous-traitant (un prestataire de services tel qu’un fournisseur de stockage en nuage ou un outil de gestion des signalements) peut se faire sur la base des intérêts légitimes de la société à traiter efficacement ces données en vue de la gestion des signalements, de la garantie de l’anonymat, de la gestion de l’accès, etc.

Vos données à caractère personnel ne seront pas envoyées à des pays tiers qui n’assurent pas un niveau de protection adéquat de vos données à caractère personnel.

Vous pouvez toujours nous contacter à l’adresse e-mail PZ@detraay.com si vous avez d’autres questions concernant les garanties prévues pour protéger vos données à caractère personnel et concernant le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre du régime de signalement ou pour demander votre droit d’accès à vos données à caractère personnel, ou de rectification, de portabilité ou de suppression de celles-ci dans la mesure où l’exercice de ces droits s’inscrit dans les conditions légales.

Si, après avoir pris contact avec la société, vous voulez tout de même déposer une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle compétent, soit l’Autorité de protection des données.

Versie 1: 28/11/2023
Versie 2: 02/09/2024